知晓:如何进行有效的文档管理?这三点很重要
企业文档管理,如果管理链路割裂,很容易带来额外工作量:A员工负责纸质文档收集与核对,B员工负责归档,C员工把控文档利用……文档管理缺少全链路把控,文档流转到哪一步,得一个个节点询问;一旦相关环节负责人离职,还得花时间查询和追溯,令人烦恼。档案管理系统的其他知识和内容也可以到网站具体了解一下,我们是领域内专业的企业平台,欢迎您的关注和了解!
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如何进行有效的文档管理?小编结合文档信息化系统建设的经验,总结一下三条经验:
1. 建设一站式文档管理平台,统一管理文档
通过一站式文档管理平台,可轻松解决上述问题。
负责各环节的文档管理人员,通过相应的系统流程,即可完成企业文档从采集、录入、整理、归档到再利用等工作,跨部门、跨地域地实现文档的全生命周期管理。同时,系统会清晰记录文档流转痕迹、流程审批结果等,文档流转的每一步都“安排”得明明白白。
2. 加强文档的利用,提高工作效率
专业的文档一体化管理平台,配置完善的文档搜索和借还功能,让文档应用变得更简单。
海量文档,一键搜索:员工可通过组合搜索、全文搜索、二次搜索、类自然语言搜索等多种搜索功能,一键快速查找到所需信息。
通过流程借还:通过企业文档借还功能,员工通过流程申请领导线上审批后,可线上或线下进行取用,摆脱纸质审批的低效桎梏;同时,借用人、用途、借用时间等都会一一记录,以便后续追踪。更完善的是,系统还会提供归还提醒功能、文档利用统计功能,助力企业文档应用更加规范。
3. 建设权限管理体系,保障文档安全
首先,系统内的每一个分类都要单独进行权限设置;并且,授权对象、权限内的可访问密级及可进行的操作行为,均可根据工作需要灵活设置。多种授权方式、多个授权支点,可深度定义每一位用户在每一个模块、对每一条信息的可操作行为,灵活适应企业的精细化管理需求。此外,当企业安全策略发生变化时,企业要随时对已定义好的权限体系进行调整,支撑不断发展的管理与业务需求。
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