【案例】凯云发展：会博通助力综合档案全生命周期管理

guozhiwei · 发表于 2022-9-21 12:08:17

　　广州凯云发展股份有限公司，以下简称“凯云公司”，是广州开发区管委会属下的国有企业，具备国家住房和城乡建设部颁发的一级物业管理资质，是广东省物业管理行业协会理事单位、广州市物业管理行业协会副会长单位，已通过ISO9001：2008质量管理体系、ISO14001环境管理体系、OHSAS18001职业健康安全管理体系“三标一体”认证。办公管理系统的具体问题可以到我们网站了解一下，也有业内领域专业的客服为您解答问题，值得您的信赖！

　　凯云公司依托开发区，服务开发区，在开发区控股集团的带领下，秉承“竭诚服务、和合共赢”的经营理念，践行“求实、创新、团结、奋进”的企业精神，立足“以人为本、高效务实”的管理思想，做大做强公司规模，提升公司品牌价值。公司坚持以市场化运营为核心，以物业管理为基础，积极拓展商业运营与多元化经营，围绕政务服务、园区服务、商务服务三大板块，向标准化、集约化、规模化、品牌化方向发展，向现代服务业转型升级，成为综合运营服务商。

　　凯云发展携手会博通软件科技，打造实体档案和电子档案一体化管理体系，实现综合档案全生命周期数字化管理的案例值得参考。

　　一、项目合作背景回顾

　　1.凯云发展面临的问题和挑战

　　凯云发展作为广州乃至广东知名的物业管理企业，业务分为政务服务、园区服务、商务服务三大板块，各模块各自为政，分散不集中，另外纸质档案和电子档案共存，档案利用起来非常不便，还常常面临着人员流动档案丢失，档案内部管理不规范，档案去向不明等问题。另外，企业的业务向多元化开拓，固有的管理模式已不适应现代发展需求，档案管理方式迭代更新迫在眉睫，向信息化、数字化转型是必然的选择。

　　2.凯云发展选择会博通

　　非常认可会博通软件科技的经营原则：创新和专业化。经过综合比选，认为会博通专业性强，行业口碑好，创新力足，服务系统完善，最终选择签约会博通，走上建设综合档案管理数字化之路。

　　3.凯云发展的要求

　　纸质档案和电子档案一起管理，实现有序、规范化管理，提高档案利用的效率。

　　4.售后服务快速响应，为凯云发展量身定制数字化的综合档案管理方案

　　针对凯云发展面临的问题、挑战和要求，会博通软件科技派出专家团队与该企业相关负责人反复沟通、深入研究，最后制定出“一个平台，两个管理体系”的实施方案。

　　二、项目合作的实施及效果

　　1. 建立电子综合档案管理平台

　　为凯云发展搭建集中统一管理纸质档案和电子档案的会博通电子档案综合管理平台，两种档案集中在一个平台管理，实现了档案的规范化、有序化管理。

　　2.创建与工作职责相适应的多维度权限管理体系

　　多维度的权限管理体系，是会博通的重要特色之一，会博通根据员工的职责与工作需要进行授权，查看与利用档案更为快捷、方便。

　　3.建立纯线上、纯线下以及线上线下结合的借还管理体系

　　为凯云发展制定了纯线上、纯线下以及线上线下结合的档案借还管理体系，部署会博通后，凯云发展分布在不同地点办公的员工可不受地域、设备的限制，登录系统即可依权限查阅档案，亦可根据需要发起借阅申请，非常方便实用，大大提高了档案的利用效率。

　　三、拥抱会博通后凯云发展档案管理水平更上一个台阶

　　经过一年多的应用，会博通助凯云发展实现了档案的有序化、规范化、数字化管理，凯云发展为了进一步加强和完善档案管理，向国内外一流的标准看齐，还购买了会博通软件科技的档案管理咨询管理服务，由于凯云发展在电子综合档案管理数字化建设方面的出色表现，顺利通过了省一级档案管理测评。