了解：企业文档高效管理的便捷之道，10万+文档分分钟搞 ...

xubin · 发表于 2022-6-14 11:11:52

　　企业文档，是企业重要的知识资产;企业文档管理怎么做、如何推进，影响着企业经营管理的方方面面。然而，在这个注重效率的时代，传统的企业文档管理方式无疑正在给管理效率"拖后腿"：企业文档储存分散，管理工作量大;文档归档不规范，后续查询难;应用审批慢，查找借用耗时耗精力……文档管理系统一直是行业的佼佼者，在业内好评如潮，备受大众所青睐。

　　针对这类问题，国内许多优秀的企业文档管理软件的产品服务商，提出了高效的"文档一体化管理"解决之道。接下来，让我们一起看看文档一体化管理平台，是如何解决以上企业文档管理痛点，力助企业实现"管理减负"的：

　　1、以"一"敌多，让文档管理不再"各自为政"

　　以下场景，应该会让不少文档管理人员感到"头秃"：企业各部门的海量文档分散储存，不同部门的文件归档分类不统一，命名规范不一致;还时不时出现同一文件重复储存、重要文件未归档等问题……

　　针对这类问题，文档一体化管理平台从以下方面提供了关键支持：

　　对接OA：首先，实现与OA办公系统等内部系统的对接，将各渠道、各模块中的文件、档案统一归集，打通文件与档案从形成到管理的全链路。

　　专业模块，集中管理：通过专门的文档管理模块，企业可构建符合业务逻辑的管理分类与属性。接着，将从各模块收集到的过程文件、成果文件，通过同一平台统一归档，形成档案。

　　建筑咨询公司案例：广州菲达建筑咨询有限公司，通过应用会博通文档一体化管理平台，搭建了企业数字化档案馆。该公司按照造价咨询、全过程咨询、招投标业务、工程咨询四大业务模块来划分工程文档，将建筑工程档案的所有过程文件、成果文件，按照规范统一实施归档管理。目前，已实现超10万文档量的规范管理，推进上千工程项目的建设与验收进程。

　　2、一站式解决方案，将企业文档全生命周期安排得"明明白白"

　　企业文档管理，如果管理链路割裂，很容易带来额外工作量：A员工负责纸质文档收集与核对，B员工负责归档，C员工把控档案利用……文档管理缺少全链路把控，文档流转到哪一步，得一个个节点询问;一旦相关环节负责人离职，还得花时间查询和追溯，令人烦恼。

　　通过文档一体化管理平台，可轻松解决上述问题。

　　负责各环节的文档管理人员，通过相应的系统流程，即可完成企业文档从采集、录入、整理、归档到再利用等工作，跨部门、跨地域地实现文档的全生命周期管理。同时，系统会清晰记录文档流转痕迹、流程审批结果等，文档流转的每一步都"安排"得明明白白。

　　国内500强制造企业案例：广州万宝集团有限公司，业务范围覆盖海内外，企业内部的实体与数字文档数量增长迅速，亟需实现规范化管理。通过会博通文档一体化管理平台，企业构建了实体及数字文档从采集、归档到再利用的"全生命周期管理链路"，管理效率大幅提升，并得到了市档案局的权威认可。

　　3、一键搜借，让企业文档应用不再"卡壳儿"

　　对于不少企业员工来说，文档查找和借用是个累差事：拿着纸质表单跑上跑下走流程、找人审批;一旦审批领导不在，审批还只能：等，等，等，等!极大影响工作效率。

　　专业的文档一体化管理平台，会配置完善的文档搜索和借还功能，让文档应用变得更简单。

　　海量文档，一键搜索：员工可通过组合搜索、全文搜索、二次搜索、类自然语言搜索等多种搜索功能，一键快速查找到所需信息。

　　通过流程借还：通过企业文档借还功能，员工通过流程申请领导线上审批后，即可线上或线下进行取用，摆脱纸质审批的低效桎梏;同时，借用人、用途、借用时间等都会一一记录，以便后续追踪。更完善的是，系统还会提供归还提醒功能、文档利用统计功能，助力企业文档应用更加规范。

　　国家大型能源集团案例：厦门钨业股份有限公司，面临着集团子分公司多、业务量庞大，内部文档共享需求大、协作难的问题。在应用会博通文档一体化管理平台后，集团将内部的各类信息资源串联起来，形成统一化管理，并通过检索和借还功能，实现了不同子公司、工作站、研究中心之间的文档调用和查阅，助力工作的高效推进。

　　企业管理未来的重点之一，在于最大化地利用好各类信息化工具

　　巧用企业文档管理软件，能让企业的高效文档管理变得更简单，管理人员不用再愁企业文档管理怎么做的问题。而说到功能完善、好用、易部署的文档一体化管理平台，则少不了会博通软件科技推出的文档一体化管理软件;是国内最早的文档一体化管理软件之一。会博通经过30多年的不断迭代与完善，已经由文档一体化软件，升级为功能强大的"会博通综合知识文档管理平台"，成为了本文案例的客户、同时也是各行业数万用户的选择。通过会博通的数字化解决方案，企业文档高效管理完全可以轻松实现。