知晓：档案管理神器，你的档案管理软件可以与OA系统对接 ...

guozhiwei · 发表于 2022-6-18 09:28:26

　　一个好用的档案管理软件，必不可缺的一点是什么？小编认为，是兼容性。文档管理系统一直是行业的佼佼者，在业内好评如潮，备受大众所青睐。

　　信息化时代，企事业组织在运营过程中，少不了应用各种系统：OA办公系统、合同管理系统、ERP系统……这些系统就像江湖六大门派一样，各自独立运行。储存在其中的档案和知识内容，就像各门派独立管辖的武功秘籍，难以进行整合与共享，形成了一个个的信息孤岛。

　　这样的信息孤岛会带来很多问题，以某企业的情况为例：国内某大型电力企业，拥有超过150个分支机构。其内部启用了独立运行的OA办公系统、合同管理系统、设备台账系统、文书档案管理系统等。而一个完整的业务闭环往往需要涉及到合同、客户资料、订单等模块，在系统互相独立的情况下，许多问题随之而来：信息需要重复输入，造成额外工作量；信息共享不便，增加沟通成本；信息不对称，影响业务推进效率……

　　那么，企事业组织该如何解决这类痛点，将独立存在于各系统中的文档、档案和知识资源，整合利用起来呢？下面我们就以会博通综合档案管理软件为例，看看档案管理软件该如何通过与OA等系统的对接，实现资源的高效整合。

　　STEP 1：实时转入，系统化管理

　　会博通可提供与OA办公系统、ERP、钉钉、企业微信等的开放接口，进行实时数据与信息对接。各系统中产生的合同、图纸、技术资料、产品资料、客户资料等文件，甚至记录着组织管理经验的审批痕迹，都可以实时同步到会博通系统中，以便进一步进行管理。

　　STEP 2：资源整合，知识化管理

　　各类文件与知识内容转入会博通后，通过会博通独有的“归档编辑”平台，即可完成文件的引入、编辑、归档等操作。从而将原本分散的知识内容，统一归档为档案。

　　同时，通过会博通的自定义功能，组织可以自由设定档案的管理分类与属性，如：按照合同、人事、制度等档案模块进行管理，灵活适应管理工作的需要。

　　会博通综合档案管理软件就像是各大系统“门派”间统一的“藏经阁”，将各系统中的知识内容汇聚到了一个系统中，即实现了知识资源的规范整合与储存，亦为后续的查找与利用提供了便利。

　　STEP 3：规范化知识查找与应用

　　基于前面两步，各系统中的知识内容实现了规范化的归档与整合。当业务需要查找或应用时，通过会博通的搜索平台，即可快速进行搜索。并且，搜索结果会根据操作者的职能权限自动进行处理，让档案和知识资源的应用更加规范。

　　同时，会博通提供了专门的档案借还功能。通过流程，即可依审批授权，对所需档案进行借阅与归还。系统还提供了档案利用统计、归还提醒等功能，为知识的共享与管理提供了便利。

　　企业案例：档案管理软件与OA系统对接

　　某大型跨国企业在华机构，在企业内部部署了OA、PDM、ERP、财务管理等专业化系统。但由于各系统间各自独立，积累下的大量知识与信息内容难以进行共享与协作。企业经过多方对比后，引入了会博通，实现与OA系统的对接，并集中统一管理文件、合同、资料、档案等所有知识内容。通过建立面向全企业的工作搜索平台，全国各地的员工都可依权限和工作需要进行搜索。从企业层面实现了知识的整合与共享，提高了知识应用的效率。

　　小结

　　你的档案管理软件可以与OA系统对接吗？小编认为，一个好用的档案管理软件，应该具有高度的灵活性和兼容性，这样才能满足实际工作中复杂的环境以及多变的需求。通过应用会博通综合档案管理软件，企事业组织可以轻松实现“OA办公系统+档案管理”、“企业微信+档案管理”、“钉钉+档案管理”等模式，从而打通知识资源从生成、管理到再应用的全链路，促进知识资产的沉淀和增值。