要闻：会博通文档管理系统：如何更简单管理企业文档资料

guozhiwei · 发表于 2022-8-25 12:58:08

　　相信做过档案资料的管理员都有这样的体验，每天需要整理大量的企业档案资料，编号、登记、归档、整理。这些看似简单的工作实际需要用大量的时间来完成，可能经常一抬头就发现隔壁桌的同事已经下班走了。而且企业的档案资料需要确保其完整性和安全性，在管理的过程稍有不小心可能会资料丢失，比如随时都有可能出现“用的时候找不到、用完不还、机密文件丢失”等现象，这样造成无法弥补的损失。同时档案资料工作的繁琐，需要大量人力来完成。知识管理软件是当下比较受关注的行业产品，我们网站内汇集很多最近最新的资讯，欢迎点击进入了解更多消息资讯！

　　一、如何更简单的管理企业文档资料，降低运营成本?

　　随着信息化的发展，很多企业通过利用文档一体化办公管理系统，实现文件、档案电子化的分类存储、无纸化的借阅操作，降低文档管理的繁琐度，提高效率。会博通综合文档管理系统企业提供解决方案：

　　1、文档资料信息化存储：

　　会博通文档一体化管理系统，可以实现文件管理的全程信息化。通过在系统的信息录入，可以随时进行文件的线上上传、编辑、查看、删除，同时不受时间和地域限制，并且该操作支持批量完成。在进行新建时，可详细列明名称、编号、保管期限、所属案卷/卷库、组卷年度，并且可以通过附件上传封面及相关资料。

　　同时还能对文档资料的权限进行管控

　　企业的档案基本上都存储着需要保密的文件，为了保证其安全性，需要对其进行权限的设置。在系统内，针对特定的文件都可进行借阅范围的设置，权限可详细到个人，防止隐私泄露，进一步提升档案的安全性。

　　2、轻松管理资料文档，对历史管理痕迹保存：

　　随着企业的进一步发展，存储在系统内的档案可能会失去价值，需要进行销毁，然而，在销毁中总是会遇到销毁痕迹无迹可寻的问题，还可能会遇到误销文档无法恢复的问题，给档案工作带来极大的麻烦。

　　会博通文档一体化管理系统，可以轻松解决这一问题，档案的所有操作日志都可以在系统中查询到，责任可以落实到人;如果档案被误销毁还可以恢复。在鉴定案卷时，可查看该案卷基本情况，并进行鉴定意见的书写，系统自动汇成鉴定日志。确保重要案卷不丢失、不损害，管理方便。

　　3、电子信息化借阅流程：

　　电子化的借阅管理过程更加规范，不仅使用必须经审批，整个借阅过程都有严格监控，借多久、还没还一目了然。

　　利用会博通文档一体化管理系统，流程化运转，有借阅需求可直接进行线上申请，写明借阅的时间及归还时间，相关负责人可通过借阅审批列表进行审批。通过我的借阅可查看审批情况及过往借阅记录;通过借阅记录则可以查看全部人员的借阅情况及归还情况。

　　3、纸质档案借、还流程化：档案室的每份纸质档案无论借还是还，必须从经过系统电子流程审批，谁借的、借的什么档案、什么时候还的等信息，都会一一记入系统，随时核查。同时还可以通过电子表单根据关键字筛选文件，实现一键批量借阅几十份文件资料。

　　会博通文档一体化管理系统，档案管理的全方位日志跟踪、便捷权限管理、无纸化借阅申请，将繁琐化为精细，让档案管理更简单。

　　4、归还全程记录：

　　会博通文档一体化管理系统，全程电子化的流程管控，可以智能掌控档案的整个借阅过程。每份被借出去的档案，管理员直接通过系统的台账页面就能监控返还情况，即将到期或已经超期的文件，会直接通过色块标记出来。

　　随时可查阅文档借阅管理记录：借助智能报表系统和电子表单，档案管理人员、上层领导可以随时在报表门户了解不同时期，组织内部各类档案的管理情况。可以查档案详情、可以了解具体数据分析情况。包括各类文档的借阅频率、有多少超期未还、违规使用多不多，以及各类档案的数量占比等情况。管理人员再也不用为查档案、出一份分析报告而耗费大量时间。

　　会博通文档一体化管理系统，全面提升文档管理质量。