懂得：会计档案电子化管理系统4大功能需求

guozhiwei · 发表于 2022-9-27 09:55:42

　　随着各行各业办公自动化系统的广泛应用，日常办公、业务中组织产生了大量的电子文件，这些电子文件归档形成的电子档案都需要进行管理和长期保存、利用。档案管理系统的其他知识和内容也可以到网站具体了解一下，我们是领域内专业的企业平台，欢迎您的关注和了解！

　　近年来国家高度重视电子文件归档和电子档案管理工作，已出台若干规章制度和规范性文件。

　　为了贯彻落实中共中央印发的《中国共产党党员教育管理工作条例》（中发〔2019〕15号）明确提出的“有条件的地方，实行党建档案电子化管理”。目前，院办公室已将党内收发文件管理、党员信息管理、党费管理、党员参加组织生活、执行“三会一课”制度、开展民主评议等材料，纳入电子化档案体系。

　　电子会计凭证（也就是我们所说的电子发票）原件的归档工作！

　　一、电子发票报销的三大麻烦

　　麻烦一：查重

　　无论是电子普通发票还是电子专用发票，对于很多处理电子发票报销的财务人员来说，觉得处理电子发票报销（尤其是打印纸质文件后报销）工作最大的麻烦莫过于要对报销发票进行查重处理。觉得要自己手工去建立一个报销台账，进行逐一查重已经是徒增很大的工作量了。

　　麻烦二：真伪查验

　　因为打印的纸质发票与传统发票采用专用纸张打印不同，所以查验真伪也是一件必不可少的工作。当然，查验可以通过国税局官方网站提供的发票查验功能进行查验，也可以通过电子发票查重工具中集成的发票查验功能同步查重和真伪查验。

　　麻烦三：原件归档

　　除了上述两个基本上所有财务都能想到并解决的麻烦外，还有一个麻烦，就是原件归档的问题，这个也是很多单位财务人员还没有解决或者不知道解决的麻烦。

　　会计档案管理系统功能需求

　　1. 数据采集

　　数据采集是档案系统的开端，同样也是档案工作的重点，针对不同来源、不同类型、不同等级的档案文件是需要不同的方式采集的，入库时所赋予的权限，编号都是不一样的。

　　2. 数据整理

　　数据整理是比较核心的工作，对采集的信息进行有效合理的整理，才可以让后续的工作更加快速高效的运行。对于采集过来的不同种类的文件需要进行再一次的归类，打上标记方便后续的工作。

　　3. 数据查找

　　数据查找得快慢是最能体现出效率的环节，系统要支持单个条件以及多个条件的查询方式，可以在数据库中准确的找到符合条件或编号、标记相同的档案文件，方便利用。

　　通过新建档案流程，填写档案有关的关键信息：档案号、编号二维码、盒号、页数、年度、存储介质、档案目录、保管期限等，在线生成档案的规范模板。

　　4.档案借阅

　　档案借还管理借还不规范，纠纷多，效率低！员工私自外借，信息泄露难追溯，重要档案丢失，损失惨重！会博通会计档案的高速借还功能，简单6步解决档案借还问题：①高拍仪快速识别身份信息 ②系统自动搜索档案 ③填写表单 ④利用高拍仪拍照上传 ⑤打印表单签字确认 ⑥提交并完成申请。

　　其实档案管理系统就是对企业所产生的纸质、声像、视频等文件进行统一的管理，用于提高企业对于档案管理的效率。所以功能上一定要过关。

　　放眼未来，会博通将继续用强大的研发实力，精准的产品定位，完善的运维客服，专注于产品及服务，匠心打造更加完善的综合知识管理平台，为客户提供综合档案管理方案，助力客户进一步实现创新高效的办公服务。