政务电子文件、档案归档管理常见问题汇总

guozhiwei · 发表于 2022-5-13 09:07:39

　　1、纸质档案办理流程不适应电子档案全过程管理要求档案管理系统是当下比较受关注的行业产品，我们网站内汇集很多最近最新的资讯，欢迎点击进入了解更多消息资讯！

　　目前对电子文件的管理措施大多模拟纸质公文，尚未形成规模的运行机制。在使用办公自动化系统收发文件时，机构系统之间难以实现高效对接，部分机构往来文件习惯于先按电子文件进行处理，正式文件随后打印出出来由经办人使用，电子文件容易处于管理松散的状态，难以避免重要电子文件流失、失控和被非法持有等情况，无法对电子文件形成办理、归档移交、保管利用实现全过程管理，造成文件信息资源的损失和历史记录的缺失，大大制约了信息时代文档资源开发、管理与利用。

　　2、分段管理影响电子文件文档一体化管理要求

　　调研的职能部门机构在履行其法定职责或处理事务过程中，均存在电子文件管理不规范，未对业务过程进行全面记录，无法形成具有法律效力的电子文件的情况。其中，有个别职能部门业务文件类别多，信息散落在各个业务系统中，没有进行规范化管理，文件、档案分段管理的运行机制，加上各业务部门、档案部门和信息化部门多头负责的信息化系统建设模式，影响了文档一体化的顺利开展，易出现电子文件处置随意的现象，难以确保电子文件完整、准确、系统和高质量归档，难以实现进一步信息资源共享；

　　3、信息系统建设未能充分考虑电子文档特性

　　电子文件、电子档案的管理工作对系统依赖性较强，较易被不留痕迹地改动而影响其真实性，轻易因数量少和构成要素上的不齐全而影响其完整性，较易丢失、泄密造成安全风险，也较易随着计算机软硬件平台的升级而影响其可读性，调研的深圳市职能部门中 90% 的单位业务系统没有充分考虑电子文件管理功能，一些需要在系统设计时实现的功能被忽视，导致文件、档案系统难以有效衔接，电子文件和元数据采集、归档困难，无法满足电子文件管理相关要求

　　4、电子文档规范不健全

　　当前的电子文件管理存在重技术研究、轻标准和制度配套的现象，在调研的7个城市档案局（馆）中仅3个城市出台了电子文件归档管理的制度规范，其他城市尚未出台关于电子文件管理方面的规章制度和规范标准。深圳市在2019年出台了《深圳市电子文件管理办法》（试行），对市政府机关、政府直接管理的国有企事业单位的电子文件管理提出了相关要求，但相关的配套制度和操作细则等仍未建立，电子文件规范体系仍然不够完备，国家现有的一些标准没有得到充分的推广应用，造成电子文件、电子档案的管理刚性不足、保障缺位、监管薄弱的现象。