常识：如何进行有效的文档管理？这三点很重要

guozhiwei · 发表于 2022-9-26 13:30:33

　　企业文档管理，如果管理链路割裂，很容易带来额外工作量：A员工负责纸质文档收集与核对，B员工负责归档，C员工把控文档利用……文档管理缺少全链路把控，文档流转到哪一步，得一个个节点询问；一旦相关环节负责人离职，还得花时间查询和追溯，令人烦恼。知识管理软件的相关问题可以到网站了解下，我们是业内领域专业的平台，您如果有需要可以咨询，相信可以帮到您，值得您的信赖！

　　如何进行有效的文档管理？小编结合文档信息化系统建设的经验，总结一下三条经验：

　　1. 建设一站式文档管理平台，统一管理文档

　　通过一站式文档管理平台，可轻松解决上述问题。

　　负责各环节的文档管理人员，通过相应的系统流程，即可完成企业文档从采集、录入、整理、归档到再利用等工作，跨部门、跨地域地实现文档的全生命周期管理。同时，系统会清晰记录文档流转痕迹、流程审批结果等，文档流转的每一步都“安排”得明明白白。

　　2. 加强文档的利用，提高工作效率

　　专业的文档一体化管理平台，配置完善的文档搜索和借还功能，让文档应用变得更简单。

　　海量文档，一键搜索：员工可通过组合搜索、全文搜索、二次搜索、类自然语言搜索等多种搜索功能，一键快速查找到所需信息。

　　通过流程借还：通过企业文档借还功能，员工通过流程申请领导线上审批后，可线上或线下进行取用，摆脱纸质审批的低效桎梏；同时，借用人、用途、借用时间等都会一一记录，以便后续追踪。更完善的是，系统还会提供归还提醒功能、文档利用统计功能，助力企业文档应用更加规范。

　　3. 建设权限管理体系，保障文档安全

　　首先，系统内的每一个分类都要单独进行权限设置；并且，授权对象、权限内的可访问密级及可进行的操作行为，均可根据工作需要灵活设置。多种授权方式、多个授权支点，可深度定义每一位用户在每一个模块、对每一条信息的可操作行为，灵活适应企业的精细化管理需求。此外，当企业安全策略发生变化时，企业要随时对已定义好的权限体系进行调整，支撑不断发展的管理与业务需求。

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　　推荐会博通综合文档管理系统。会博通是在文档一体化管理领域拥有30年底蕴的品牌。早在1988年，其母公司绍林科技就已研发出文档一体化管理软件。经过超30年的沉淀，精益求精，会博通软件不断升级，以用户思维出发，会博通综合文档管理系统从系统功能的专业性、适用性、全面性、稳定性均超同行水平。百度搜索“会博通”了解更多。