知晓：文件档案管理繁琐？巧用“收纳盒”，管理更高效

liukai · 发表于 2022-6-18 09:56:52

　　在当今信息化办公的时代，信息流通的速度、强度在不断增加，企业内部的档案管理、协作、流通需求已经非常频繁。这种背景下，档案管理在兼顾规范化、流程化、一体化的基础上，更要考虑操作的便利性，以推进档案管理效率的提升。办公管理系统一直是行业的佼佼者，在业内好评如潮，备受大众所青睐。

　　然而在日常办公和档案管理过程中，下面这种情况，即大家在申请时可能遇到过：因业务需要，得申请多份档案或分属于不同部门的档案。如果只能针对单个档案逐一操作，则需发起多个流程，且流程涉及人员得逐一审批，操作步骤多，大大影响办公效率。

　　有没有办法让档案管理像使用购物车一样，一键添加、批量操作呢？

　　使用会博通档案管理系统内的收纳盒功能，即可轻松满足这类需求。

　　会博通收纳盒，批量操作提高效率

　　收纳盒，本质上就是帮助用户快速批量选取档案的"中转站"。借其功能，用户可先将需要的档案在系统内"打包"起来，再统一进行借用、提醒设置、移交等操作。

　　1、档案借用

　　档案借用，是办公中出现频次较高的需求。当用户需要在系统中借用多份档案时，可在搜索时先将档案添加进收纳盒，再在收纳盒中批量勾选，统一发起申请。

　　借用申请支持电子版、纸质版及复印件的形式，后台在审批过程会自动记录借用人、借用时间、用途、归还时间等关键信息。操作全程在线留痕，实现规范化批量借还。

　　此外，收纳盒功能遵循会博通系统细粒化的权限设置原则。如：管理员可设置用户每次只能借用某一部门所管理的档案，以进行更细化的借用需求区分和管理。

　　2、档案移交

　　企业内部进行档案移交，往往会同时涉及未归档文件、已归档档案两种类型。通过收纳盒进行批量移交操作时，会博通系统对两种档案类型进行了区分显示，已归档、未归档内容需分开发起移交申请，由接收人进行接收归类，方便清晰分类、规范管理。

　　3、提醒设置

　　提醒功能，是会博通系统的特色之一。利用该功能，用户可为系统中的每一条信息，按预先设定的时间、内容、方式提醒指定人员或群体，并支持短信通知，是办公和任务管理的实用利器。

　　要实现批量提醒，用户可先将需设置相同提醒的信息添加入收纳盒，勾选信息后点击添加提醒，即可批量设置。

　　便捷的提醒功能，可以与档案管理流程相结合，如借阅到期提醒、团队代办事宜提醒等，点击提醒即可进入相应流程，帮助用户更好把控任务进度，避免错过重要事项。

　　4、档案销毁

　　根据国家法规和行业规章，超过保管期限的档案实体可以销毁。对于过期电子档案，会博通建议，在存储空间允许的情况下，可成立专门的注销或销毁档案数据库存放，在销毁实体档案的同时保留电子档案数据，后续可供检索利用，甚至在特殊情况下恢复原档案。

　　通过收纳盒，用户即可将所要销毁的档案批量提交销毁流程，按流程转入销毁库处理。

　　会博通的收纳盒功能，与系统强大的流程体系、权限体系相互贯通融合：用户可使用流程功能，进行工作流的设计与运作，实现档案的全生命周期管理，如归档、移交等；同时，利用收纳盒，可对批量信息或档案发起操作流程，使档案管理规范且高效；此外，通过细粒化的权限设置体系，可为不同岗位设置与职能相匹配的操作权限，无论是单一操作或是批量操作都能覆盖，让管理过程更加规范、可控。

　　有了会博通高效便捷的收纳盒功能，批量档案操作不再繁琐，档案管理人员也能更好专注于效率提升，让档案管理与应用发挥更大效用，进而为企业创造更大的价值。