知晓：如何打通文档全生命周期管理的“任督二脉”，让管 ...

liukai · 发表于 2022-8-22 17:03:31

　　文档全生命周期是什么？

　　文档全生命周期，指的是文档从“生”——创建，经“存”——存用，到“终”——销毁的全过程。不同类型（如纸质文档和数字文档）、不同用途（如报告文档、技术文档）的文档，其所经历的生命周期也会有所不同。常见的文档全生命周期，主要包括文档的创建/采集、整理、归档、利用和销毁等环节。档案管理系统是当下比较受关注的行业产品，我们网站内汇集很多最近最新的资讯，欢迎点击进入了解更多消息资讯！

　　在这个信息爆炸的时代，企事业组织中每天都会产生大量的信息和文档。这些文档资源由不同的人员产生，又散布在不同的终端上，在各类系统和沟通软件中流转。

　　如果不对其全生命周期实施统一、规范化管理，不仅容易导致有价值的知识资源流失，不利于发挥文档的最佳效用，更可能会引发信息泄露等安全问题。从这个角度来看，实施文档全生命周期管理，同时也是在实施知识全生命周期的运行、让知识资源价值更大化的过程。

　　那么，文档的全生命周期管理该如何实现呢？下面我们就以会博通综合文档管理系统为例，探究其中奥妙。

　　综合文档管理专家，智能化、系统化管理文档全生命周期

　　创建/采集：会博通支持多种采集渠道与采集方法，可通过新建、扫描、上传、导入等方式，对电子文档与实体文档进行创建与采集。

　　分类/整理：通过会博通独有的自定义功能，用户可根据需求，对各层级文档的分类架构、目录、属性等进行自定义预设。文件需按什么分类归档、各层级有什么目录、需录入哪些信息等，完全可根据用户的需求而定。

　　较为常见的应用方式是：为电子文档预设与实体文档存放情况一致的分类架构。这样一来，不仅可通过系统查看各类文档，还可通过存放位置地图功能，快速定位实体文档位置，实施同步管理。

　　归档：会博通提供了多种归档方式，除了可针对文件发起专门的归档流程，实现自动化归档外，还可以让业务流程与归档流程形成闭环，将业务所产生的成果文件与审批痕迹一并归档。实现文档从创建到归档的全流程自动化。

　　搜索：会博通提供了方便好用的搜索功能，不仅支持组合搜索、关键词搜索、二次搜索等，还可根据搜索者权限展示搜索结果，让文档在安全的基础上快速呈现在所需的人面前。

　　借还：如何让文档像借、还书一样，经审批快速流转？会博通通过借还流程即可轻松实现。在会博通系统内，借还流程的步骤、表单、审批人皆可按照用户需求自定义设置。系统还会自动登记借还信息，并支持归还提醒。即实现了对文档的利用管控，也促进了知识的灵活流动。

　　注销：针对过期、需要销毁的文档，通过会博通专门的销毁流程，即可完成单独或批量文档的销毁。同时，还可创建销毁库保存已注销的电子文档，以便后续进行复原、查询。

　　会博通以流程化体系，串联起文档全生命周期

　　在上文中可以发现，会博通对于各生命周期的管理，都可通过规范化的流程来实现。这也是会博通系统的一大特色：流程化的文档全生命周期管理。

　　文档、知识内容等资源，不仅能随流程发起而产生，比如在业务流程中，应用系统模板快速创建报价单等；也可以通过流程进行协作、共享，比如通过借用流程查阅文档，或将业务所需文档通过流程发起流转等；还能通过流程沉淀企业知识资产，比如通过归档流程，将审批痕迹与成果文件一并归档等。这样一来，组织内部的知识资源真正实现了“从业务中来，应用到业务中去”，从而更好地发挥其知识效用。

　　会博通以多维安全管控，为文档全生命周期提供安全防护

　　为了保护组织的知识资产安全，会博通综合文档管理系统中配置了多重安全管控措施：

　　细粒化权限体系：可针对模块、人员、操作行为、信息等进行操作授权；文档的查阅、利用等均需依权限而行，规范文档管理和应用的各个环节。

　　“黑匣子”记录：文档操作与变更全程，都会在系统留下痕迹，便于管控与追溯。

　　安全策略：配备了SSL网络加密传输、数字证书、电子印章、USBKey加密锁、强密码登录控制等安全策略，多维度为信息安全把好关。

　　文档全生命周期管理的价值

　　借助会博通综合文档管理系统的例子可以看出，通过文档全生命周期管理，组织可以将不同来源、不同性质、不同用途的文档资源整合起来，进行统一化、规范化管理。在此基础上，文档所承载的知识内容，通过分享、整合、存储、更新等知识生命周期的过程，可以更好地发挥其效用价值。这不仅有利于文档等知识资源的整合与沉淀，更利于其在循环应用中实现创新，为组织的知识生态链提供源源不断的动力，促进团队组织打造更强的核心竞争力。