说一说：企业文档管理3大隐患，你了解多少？

liukai · 发表于 2022-9-20 17:11:11

　　在企业日常工作中，我们经常会遇到硬盘破损、数据丢失、机密外泄、信息检索困难、文件损坏、文档版本多样、编号混乱、信息共享滞后、流程繁冗、操作历史不清等一系列情况，同时面临员工离职跳槽，新员工交接，内部员工泄密等一些企业管理棘手的问题，这些问题往往会造成企业工作执行力不够，沟通效率低下，企业知识产权泄密等，导致企业内控管理困难、利润减少、以及造成企业不可估量的损失，影响企业的良性发展，成为企业文档管理的隐患。会博通综合文档管理系统通过市场调研了解到，除了上述的隐患，企业文档管理还存在以下3大隐患。知识管理系统是当下比较受关注的行业产品，我们网站内汇集很多最近最新的资讯，欢迎点击进入了解更多消息资讯！

　　1、文件无法统一备份

　　在企业中，几乎人人一台电脑，由成百上千的员工组成的企业，所产生的文档数目非常庞大，其中就不乏很多对于企业而言非常重要的文档。这些文档若因某个电脑系统硬盘损坏或病毒感染导致丢失，其损失无法估量。为防止丢失，备份文件无疑是非常好的措施，但是，由于文件存储分散，文件量极大，将所有电脑中的文件一个不落的定期逐一备份，是几乎不可能完成的。

　　2、重要资料没有安全保障

　　在接受调查的企业中，大多数管理者都认为自己企业的文件需要加入严格的保密措施，但实际上并没有多少企业将其付诸行动。企业管理中员工离职、换岗等人员流动现象十分常见，与公司有关的重要文件经常出现被复制、删除、外泄的情况，调查发现，85%的职员可以轻松的下载这些具有"竞争力"的资料和信息，78%的资料外泄来源于企业内部。员工离职后将公司商业机密文件拷贝带走，再高价卖出给竞争对手，严重情况可能会给企业造成高达上千万元的直接损失，间接损失更是不可计量。

　　3、员工操作历史无法看见

　　企业工作离不开文档，成百上千个员工每时每刻都在对文档进行操作，每个员工对哪些文档做过哪些操作根本无法记录，工作失误后责任相互推诿的现象严重。公司的机密文件遭到恶意篡改，但是查询不到是谁做的，员工之间互相猜忌推卸责任，影响公司内部团结;有时重要内容被误删除，无法恢复至之前版本，造成重要信息的丢失，重新起草还要浪费人力与时间成本，给公司带来巨大的经济损失。

　　企业文档管理的隐患如此严重，有什么办法可以避免这些隐患的发生吗？有，使用会博通综合文档管理系统就可以避免出现上述的3大的隐患，帮助企业留住核心文档，助力企业稳步向上发展。

　　会博通综合文档管理系统，在过去30余年里，通过组织机构虚拟化、面向对象的管理、与工作职能相适应的多维度权限管理、全面而又灵活的安全管理策略和防扩散措施等特色系统功能，为数万企业提供了优质的文档资料管理服务，帮助合作组织建立起了重要文档资料知识库。为诸如广东省财政监察专员办事处、广东省文化厅、广东省广晟建设投资集团有限公司、广东中人建设集团有限公司、贵阳筑水水利产业发展有限公司、广州供电局电力试验研究院、广州供电局有限公司、厦门钨业股份有限公司、邯郸欣和电力建设有限公司等对文档机密性要求比较高的企事业单位保存了核心的文档资料。

　　选择会博通，您再也不用担心文档资料的缺失问题、也不用考虑文档资料的安全问题，更不用担心员工偷偷复制出重要的资料造成企业重大损失，会博通综合文档管理系统，您贴心的文档资料管理专家。