了解下：档案知识学堂——全宗档案的立卷分类与内容

guozhiwei · 发表于 2021-12-13 13:50:46

　　全宗是一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的文件整体，是档案馆档案的第一层分类、管理单位。档案管理系统的内容欢迎详细阅读下文，也可以到网站了解，作为业内的标杆企业和网站，我们会安排专业人士为您解答，让您更了解！

　　全宗号是各级档案馆为已进馆或可能进馆的单位分配的编号，用于区分各立档单位，也便于日常管理和查询。

　　(一)立卷的含义及意义

　　档案不同于图书，单份文件是零散的、大量的，一般不宜作为独立的保管单位，而且，文件之间常有密切的联系，若将有联系的文件随意分开，将会失去其原有价值。所以，人们在整理档案时，将若干互有联系的文件组合成一个有机整体，称“案卷”,将文件编立成案卷的过程称“立卷”或“组卷”。案卷是密切联系的若干文件的组合体，它是档案基本的保管单位，通常也是统计档案数量和进行检索的基本单位之一。案卷是组成全宗的基本单位。立卷是档案整理工作的重要基础，立卷工作的好坏、案卷质量如何，是衡量档案整理工作水平的重要标志。

　　(二)立卷与全宗内档案分类的关系

　　立卷工作在我国一般由文书处理部门和业务部门负责，但档案部门须与之协调，如对归档案卷进行质量检查验收，对不合要求的案卷进行加工，对零散文件进行立卷等。

　　立卷与全宗内档案的分类是相互联系的两项工作。分类是按一定标准把一个全宗内的档案划分为若干类别，每一次划分只能使用一种标准，不能同时使用两种或两种以上的标准，同一类内的各小类之间是并列关系；立卷是按一定特征把文件组合成若干保管单位，同一类内的文件组卷，可根据需要同时使用多种特征。比如，对一部分文件可按问题特征进行立卷，另一部分文件可按时间特征进行立卷，同一类内的各个案卷之间的关系因而也比较复杂，有的是并列关系，有的是交叉关系，还有的是从属关系。立卷与分类的共同之处在于都是按照一定特征集中、组合档案文件，以保持文件之间在某些方面的联系，实质上都是对文件的分类，只不过分类的层次有别，分类的次序有先后，分类的范围大小不同。

　　文件分类与立卷的程序一般是先后关系，先分类(包括区分全宗)再立卷，分类通常是立卷的前提，分类的方法和质量，对立卷有一定的影响, 甚至有决定作用。立卷对分类也有一定的制约, 有些案卷是在历史上形成的密不可分的一组文件整体，在重新分类整理时则应当在原来案卷的基础上进行分类，如对于公安、司法、监察、人事部门的档案在进行分类时应考虑文件之间的微观联系，因为在处理一个案件过程中形成的全部文件是不可分割的，必须组成一个案卷，分类只能在这些案卷的基础上进行。因此,确定分类方法和制定分类方案之前，必须考虑到这些文件如何组成案卷的问题。在立卷过程中，如果发现所订分类方案或分类有错误时，必须加以修正。可见，立卷不能完全在分类之后进行，先立卷后分类或两者结合进行的情况也会时常发生。

　　(三)立卷工作的内容

　　立卷工作的内容包括组成案卷单位，拟写案卷标题，卷内文件的排列与编号，填写卷内文件目录与备考表，案卷封面的编目与案卷的装订等工作内容。