聊一聊：档案整理工作的分类、程序和基本原则

liukai · 发表于 2022-9-24 22:36:32

　　档案管理工作是档案行业最常见的工作内容之一，知识管理专家会博通整理分享了以下干货知识。档案管理系统是当下比较受关注的行业产品，我们网站内汇集很多最近最新的资讯，欢迎点击进入了解更多消息资讯！

　　档案整理，是通过一系列手段，将收集来的档案科学地组织，使之条理化和系统化。一般情况下，收集来的档案处于相对零乱、无组织状态，加上档案数量日益增加，成分越来越复杂，如果不加以整理，就会给日常管理和实际利用档案带来很大的困难。只有整理好的档案，才能为档案的保管、统计、检索和利用提供基本的单位和完整的体系，为准确地鉴定档案的价值提供全面、系统的依据。此外，档案经过整理，可以完整、系统地反映社会活动、历史事件和历史人物的本来面貌，充分发挥档案的凭证、参考作用，体现档案的利用价值。因此，档案整理工作是整个档案管理工作的基础，对其他档案工作环节有着很大的影响。

　　一、档案整理的分类

　　包括：区分全宗、全宗内档案分类、、案卷封面编目、案卷目录编制。

　　具体内容：

　　(1)会计凭证类：反映资金牧付业务的原始凭证、记账凭证、汇总凭证及其他出纳凭证。

　　(2)财务报告类：包括月度、季度、年度的出纳报告、附注及文字说明，银行存款对账单应银行存款余额调节表，其他出纳报告。

　　(3)会计账簿类：现金日记账、银行存款日记账、其他货币资金明细账、辅助账簿及其他备查薄 [1] 。

　　(4)其他类：作为收付依据的合同、协议及其他文件;按规定应单独存放保管的重要票证单据，如作废的支票、作废的发票存根联与发票、作废的收据存根联与收据;出纳盘点表和出纳考核报告等。

　　(5)档案管理类：出纳档案移交清册、出纳档案保管清册以及出纳档案销毁清册。出纳人员对档案进行整理时，一般包括分类、装订和成册三个步骤。

　　二、档案整理工作的程序和内容

　　档案整理工作的基本程序包括：

　　①全宗的组织及排列；

　　②全宗内档案的分类；

　　③案卷的编立和排列；

　　④案卷目录的编制等。

　　这是档案整理工作的主要步骤，这一系列的工作一般由不同的工作部门和人员分别承担，但这些工作程序并非在任意情况下都完全按顺序一一进行。

　　对于档案机构来说，在实际工作中，档案整理工作的内容大体上有三种情况：

　　(1)在正规的工作条件下，档案室所接收的是文书部门和业务部门按照归档要求立好的案卷，档案馆接收的是由机关档案室根据入馆要求整理移交的案卷。这样，档案室和档案馆的档案整理工作，主要是对所接收的档案，在更大的范围内进一步系统地整理，如全宗和案卷的排列，案卷目录的加工，等等。

　　(2)对整理不善的档案进行局部调整。

　　档案馆和档案室对于已经整理入馆、入室保存的档案，经过管理实践的检验或专门质量检查，要对其中不符合要求的档案进行一定的加工，以提高其整理质量；另外，某些档案材料由于保存的时间较长，其自身和档案整理体系都会发生某些变化，须对其进行调整。

　　(3)零散文件的整理。

　　档案馆(室)有时也接收和征集一些零散的文件，在这种情况下就必须对档案进行全过程的整理工作，包括区分全宗、全宗内档案文件的分类、案卷的编立和排列、编定档号，编制案卷目录，等等。

　　我国档案室、档案馆的整理工作一般属于上述第一种情况，但后面两种情况也经常出现，因此，档案工作人员仍需熟悉和掌握整个档案整理程序。

　　三、档案整理工作的基本原则

　　一般情况下，档案整理工作应遵循以下三项原则：

　　(1)档案的整理必须保持文件之间的历史联系。

　　文件之间的历史联系主要体现为文件在其来源、形成时间、内容和形式等方面密不可分的关联。经过整理，将有历史联系的档案组合在一起，能充分体现出档案形成时的历史背景和形成规律，全面反映各种活动的本来面貌，从而发挥档案应有的作用。

　　(2)档案的整理应该充分利用原有基础。

　　第一，应充分重视和利用先前整理的基础，不要轻易打乱重整；

　　第二，在档案整理过程中，应该充分研究和利用原来整理的成果，不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。

　　档案在整理过程中充分利用原有的整理基础，体现了对档案来源的尊重。

　　(3)档案的整理必须便于保管和利用。

　　一般情况下，档案的整理必须在保持文件之间历史联系的基础上，采用更简洁有效的方法使整理的档案便于保管和利用。